为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录，应得到有效控制。本程序规定记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处理所需的控制。
文件名称: 质量记录控制程序 文件编号: YDCOP-02-B/2010
1.0目的
为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录，应得到有效控制。本程序规定记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处理所需的控制。
2.0适用范围
适用于公司范围内质量管理体系所要求的质量记录。
3.0定义
质量记录: 为证明满足质量要求的程度或为质量体系的要素运行的有效性提供客观证据。
4.0职责
4.1档案室负责编写、更新及保存《质量记录汇总表》并将记录样品统一保存。处理超过保存期限的质量记录。
4.2 各部门负责人负责收集、整理、保管本部门使用的质量记录，确保其完整性及资料准确性。
5.0 内容
5.1 档案室根据公司质量体系所需编写,保存及发放给公司各部门一份《质量记录汇总表》,使能有效地管制有关的质量记录。此汇总表记录质量记录的名称、编号、保管部门、分发及保存期限、版本等。
5.2 所有质量记录均须用有效的方法去编目及存档,例如:以产品类别,批号，客户或日期等,以使能够有效地存取、检索。所有质量记录,均须有记录名称及编号,以之识别, 档案室保存所有质量记录的空白表格样本。
5.3所有质量记录均须保持清晰，易于识别。清楚易读，只须用原珠笔、钢笔填写，不得使用毛笔、铅笔填写，签字要求全名，质量记录之改动，应由文件填写人重新填写并在旧记录盖上“作废”印或在旧记录上改动，但在改动之处旁边签名确认。如没有此项则划“／”表示。
5.4所有超过保存期限的记录,由各部门负责人负责处理,如合同有规定,质量记录按合同要求送交顾客或在指定期限内保存。
5.5 超过当年半年时间以前的记录统一归档处理,装入卡通箱中并进行标识《质量记录标贴》。《质量记录标贴》一份作标识,一份存档。
5.6 所有质量记录应妥善保存,不得变质,要放入专用的文件柜中存放。当客户要求查阅时,由部门文管员负责提交。
5.7质量记录的具体保存期限见《质量记录汇总表》。记录保存时间应满足API规范、船级社规范、顾客和相关法律法规要求。当客户或法律法规有更长期限要求时,应按要求期限保存。焊接工艺评定记录应保存至该工艺失效或停止使用为止。
